System ERP zarządzający dystrybucją armatury sanitarnej

Firma Novoterm Sp. z o.o. od wielu lat specjalizuje się w projektowaniu, produkcji oraz dystrybucji armatury sanitarnej i akcesoriów łazienkowych. Swoje produkty importuje z Niemiec, Węgier, Włoch oraz Chin. Sprowadzanie towarów z krajów europejskich trwa stosunkowo krótko, bo ich dostarczenie następuje w kilka dni od daty złożenia zamówienia. Natomiast import asortymentu z Azji przysparza już nieco więcej trudności. Najtańszy transport z tego kraju to droga morska, a to zajmuje od 4 do 8 tygodni.

Przedsiębiorstwo posiada także rozbudowaną sieć sprzedaży i dystrybucji – w jej skład wchodzi kilkudziesięciu partnerów handlowych, ponad pięciuset dystrybutorów oraz prawie stu partnerów serwisowych na terenie całego kraju.

Najważniejsze – usprawnić sprzedaż

Najważniejszym powodem wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego była chęć usprawnienia procesu sprzedaży do dużych, sieciowych klientów. Do tej pory w firmie funkcjonował jedynie program sprzedażowo-magazynowy o charakterze ewidencyjnym. Oczekiwania największych klientów oraz rosnąca sieć sprzedaży spowodowały konieczność wprowadzenia narzędzi mogących sprostać tym wymaganiom. Podjęto decyzję o wdrożeniu zaawansowanego systemu informatycznego w następujących obszarach: Finanse i Księgowość, Sprzedaż i Dystrybucja oraz CRM. Elastyczność systemu oraz możliwości dostosowania go do specyficznych potrzeb dystrybucji armatury łazienkowej sprawiły, że firma wybrała system ERP od Sente.

System skrojony na miarę potrzeb firmy dystrybucyjnej

Szybka obsługa dużych sieci handlowych to potężne wyzwanie organizacyjne. Jest to spowodowane głównie wielkością i liczbą zamówień. W związku z tym, jednym z istotniejszych celów wdrożenia nowego rozwiązania informatycznego stała się pełna automatyzacja procesu składania zamówień. Obecnie raz wprowadzone do programu informacje na temat zlecenia służą przyszłym operacjom związanym już z jego realizacją. Klient może złożyć dyspozycję w swoim systemie, a następnie poprzez EDI (elektroniczna wymiana dokumentów) są one przekazywane do systemu Novotermu. Następnie rozwiązanie weryfikuje poprawność zamówienia. Data realizacji zlecenia zostaje zarejestrowana i automatycznie tworzona jest pełna dokumentacja magazynowa (listy przewozowe dla firmy spedycyjnej oraz faktury). Następnie EDI przekazuje zlecenia przewozowe do firmy transportowej, a poprawnie wystawiona faktura trafia prosto do klienta.

Wdrożenie rozwiązania pozwoliło wyeliminować wiele powtarzalnych i ewidencyjnych zadań, którymi zajmowali się pracownicy. Dzięki temu dział administracji może zająć się innymi zadaniami, a dział sprzedaży, zamiast skupiać się na realizacji pojedynczych zleceń może skierować swoje siły na poszukiwanie nowych klientów.

Łatwe i szybkie operacje księgowe

Sprzedaż dużych ilości towaru wiąże się z adekwatną do tego liczbą reklamacji i zgłoszeń serwisowych. Niejednokrotnie konieczne są korekty do wcześniej wystawionych faktur. Ze względu na duże wielkości pojedynczych zamówień, a także przesunięcia różnych kategorii produktów wynikające ze zmieniających się wymogów rynku, zdarza się, że tworzy się korekty do już wystawionych korekt. Powoduje to duże skomplikowanie całego proce...