Dołącz do czytelników
Brak wyników

Bezoperatorska wymiana EDI

Baza wiedzy | 9 czerwca 2021 | NR 5
0 121

Ponad 9 tysięcy firm aktywnie wymienia dokumenty drogą EDI. Codziennie też zwiększa się liczba tych rozpoczynających taką wymianę. Do tej pory 14 typów dokumentów stało się oficjalnym standardem. Jest więc dobrze! Nie zmienia to jednak faktu, że wciąż jest sporo do zrobienia w zakresie nowych branż i typów dokumentów.

Gospodarka XXI wieku jest gospodarką opartą na współpracy, polegającej na wymianie nie tylko towarów i usług, ale też coraz większej ilości błyskawicznie przekazywanych danych i informacji biznesowych. W gospodarce tradycyjnej nośnikiem stosowanym do potrzeb dokumentowania transakcji był od wieków papier. Przetwarzanie dokumentów w postaci papierowej jest obecnie procesem kosztownym – głównie ze względu na ich ilość, czas przetwarzania, weryfikacji, korekty błędów itp. W dobie nośników elektronicznych oraz elektronicznej komunikacji dokumenty biznesowe mogą być łatwo i szybko tworzone, przesyłane oraz przetwarzane bez konieczności używania papieru. Największą zaletą tego sposobu przekazu jest możliwość jego całkowitej automatyzacji, czyli tworzenia oraz odczytywania treści dokumentów elektronicznych przez systemy informatyczne. 

 

Kroki wdrożenia wymiany EDI:

  1. Firma powinna znać wymagania partnera handlowego odnośnie wymiany dokumentów EDI.
  2. Firma musi być członkiem systemu GS1 i mieć  własny numer GLN (z ang. Global Location Number).
  3. Firma powinna mieć odpowiednią wiedzę na temat zawartości i zasad tworzenia dokumentów elektronicznych.
  4. Firma powinna mieć odpowiednie oprogramowanie do tworzenia dokumentów elektronicznych i ich przesyłania.


Elektroniczna wymiana danych w modelu EDI (z ang. Electronic Data Interchange) to szybka, efektywna i dokładna automatyczna transmisja uzgodnionych danych biznesowych między partnerami handlowymi w łańcuchu dostaw, dokonywana drogą elektroniczną. Dokumenty elektroniczne to odpowiedniki dokumentów tradycyjnych (papierowych), zawierające dane biznesowe zapisane w formie plików elektronicznych. Sam zaś plik elektroniczny jest nośnikiem treści zrozumiałych dla systemów informatycznych obu stron. W dojrzałych, profesjonalnych realizacjach EDI stosowane są standardowe identyfikatory opisujące przesyłane dane – np. kod produktu lub usługi, numery identyfikacyjne partii produkcyjnej, numery opakowań itd. Najpowszechniej na świecie stosowane są identyfikatory systemu GS1 – oparte na zasadach i procedurach kodów kreskowych, co zapewnia jednoznaczność identyfikacji pozycji dokumentu elektronicznego, a tym samym niezawodność jego przetwarzania, bez błędów i korekt.

 


Przedsiębiorstwa stosujące EDI korzystają z informatycznych systemów zarządzania, różniących się między sobą sposobem działania oraz technologią ich wykonania. Przesyłanie danych pomiędzy takimi systemami nie byłoby możliwe bez istnienia pewnych reguł dotyczących budowy wymienianych dokumentów elektronicznych. Te reguły, mówiące m.in. o sposobach umieszczania poszczególnych informacji wewnątrz dokumentu elektronicznego, są tworzone i publikowane jako standardy wymiany danych elektronicznych. Stosowanie standardu GS1 pozwala na prowadzenie elektronicznej wymiany danych z wieloma partnerami bez konieczności dostosowywania się do odmiennych wymagań każdego z nich. Umożliwia też uruchamianie takiej wymiany z kolejnymi, nowymi kooperantami.
W praktyce EDI realizowanego za pośrednictwem Internetu stosowane są dwie generalne metody:
 wymiana danych za pośrednictwem operatora EDI,
 wymiana bezpośrednia (bez operatora).

 

Koszty związane z EDI obejmują następujące elementy
(Na podstawie „Dobre praktyki EDI”, 2005 , Instytut Logistyki i Magazynowania):

 określenie strategii przedsiębiorstwa – koszty czasu spędzonego na planowaniu działań w zakresie EDI,
 rozwój przedsiębiorstwa – koszty przemodelowania procesów i procedur biznesowych,
 rozwój środowiska informatycznego – koszty zakupu oprogramowania EDI i jego integracji z systemem firmy,
 edukacja pracowników – koszty szkolenia pracowników oraz szkolenia partnerów handlowych,
 wdrażanie – koszty testowania systemu wykorzystującego EDI do przesyłania dokumentów handlowych,
 wymiana – koszty związane z wysyłaniem i otrzymywaniem danych, koszty dzierżawienia łączy i korzystania z sieci teleinformatycznej.

 

Metody oparte na pośrednictwie operatora polegają na powierzeniu większości funkcji związanych z EDI wyspecjalizowanej firmie, która staje się odpowiedzialna za niezawodne dostarczenie dokumentów elektronicznych do odbiorcy w formie przez niego wymaganej. Nadawca dokumentu elektronicznego musi jednak przystosować swój wysyłany dokument do wymagań określonych przez operatora EDI, co oznacza konieczność adaptacji systemu informatycznego do tych wymagań. Ponadto z modelem operatorskim EDI związane są opłaty za usługi operacyjne. Ich wysokość jest zależna od ilości wysyłanych dokumentów elektronicznych.

 


Bezpośrednia wymiana EDI pomiędzy systemami przedsiębiorstw współpracujących elektronicznie jest pozbawiona powyższych wad, jeśli jest ona również oparta na wykorzystaniu standardów elektronicznej wymiany danych. Wówczas możliwa jest współpraca z innymi partnerami pod warunkiem, że ich systemy EDI również są oparte na tym samym standardzie. Jeśli jednak tak nie jest, powstaje problem niespełnienia przez system informatyczny wymagań standardu EDI.

Bezoperatorski system elektronicznej wymiany danych rozumiany jest jako system umożliwiający przesyłanie (wymianę) dokumentów elektronicznych (komunikatów o ustalonej składni, zawartości informacyjnej i formacie danych) bezpośrednio z systemu informatycznego (komputera) firmy A do systemu informatycznego (komputera) firmy B, w ramach ustalonej relacji biznesowej. W proces generowania i konwersji komunikatów elektronicznych (do/z formatów wewnętrznych) oraz wymianę danych przez sieć teleinformatyczną nie jest zaangażowana tzw. strona trzecia (operator EDI). 
W obu przedstawionych powyżej modelach (głównie w odniesieniu do firm małych i średnich) ciągle rzadkością jest pełna integracja systemu elektronicznej wymiany danych z wewnętrznymi aplikacjami operacyjnymi (systemem sprzedaży, magazynowania, finansowo-księgowym). Problem ten może być rozwiązany na dwa sposoby:
 przez adaptację (zmiany funkcjonalne) posiadanego systemu – podejście to może się wiązać z poważnymi kosztami, a ponadto każda zmiana (nowe informacje biznesowe, nowe dokumenty) w przyszłości będzie wymagała ponownej adaptacji do nowych wymagań,
 przez wykorzystanie specjalizowany...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy