Dołącz do czytelników
Brak wyników

Gdy inwentaryzacja „spada z agendy”

Baza wiedzy | 24 czerwca 2021 | NR 6
0 92

Proces fizycznej inwentaryzacji magazynu jest kojarzony przede wszystkim z wymaganiami prawnymi i koniecznością zamknięcia całego magazynu przynajmniej raz na dwa lata. Podczas wdrożeń, zwłaszcza kiedy zaczynają gonić terminy i nieuchronnie zbliża się termin startu produktywnego, inwentaryzacja często „spada z agendy”, jako proces w pewnym sensie poboczny i pomocniczy. Moim zdaniem warto jednak dobrze zrozumieć, jak działa inwentaryzacja w module SAP Warehouse Management i potraktować ten proces nie tylko jako uciążliwy obowiązek narzucony przez ustawę o rachunkowości, ale raczej jako mechanizm pozwalający na bieżąco korygować i podnosić rzetelność zarządzania zapasami magazynowymi. Wtedy wymogi ustawowe zostaną spełnione niejako przy okazji, bez dodatkowego nakładu pracy.

Moduł SAP Warehouse Management jest rzadko wdrażany od razu podczas początkowej implementacji systemu SAP ERP. Raczej jest uruchamiany później, kiedy funkcjonowanie pozostałych modułów systemu, w tym SAP Materials Management, jest już ustabilizowane. Takie podejście jest całkowicie naturalne i prawidłowe, gdyż pozwala implementować zmiany w przedsiębiorstwie w sposób stopniowy i łagodny. Z punktu widzenia inwentaryzacji stanowi to jednak pewne wyzwanie, gdyż moduł SAP Materials Management i SAP Warehouse Management obsługują ten proces zupełnie inaczej – innymi transakcjami, a przede wszystkim według odmiennej logiki. SAP MM prowadzi inwentaryzuję na poziomie poszczególnych indeksów materiałowych, natomiast w SAP WM inwentaryzowane są lokalizacje magazynowe. To pozornie subtelna różnica, ale w przynajmniej jednym projekcie wdrożenia SAP WM wymagała interwencji na poziomie dyrektora finansowego, którego decyzja była niezbędna do zaprzestania bezcelowych wysiłków zmierzających wymuszenia w SAP WM inwentaryzacji na poziomie indeksu.

 

 

Integracja inwentaryzacji magazynowej w systemie SAP ERP


W artykule „Planowanie i obsługa zaopatrzenia produkcji w SAP ERP” opublikowanym w  na łamach „Nowoczesnym Magazynie”  nr 2/2015 przedstawiałem struktury organizacyjne Gospodarki Magazynowej w formie diagramu (rys. 1).
Z diagramu wynikają następujące stwierdzenia:

  1. Moduł SAP Warehouse Management jest aktywowany na poziomie składu (tutaj zapas w składzie A jest zarządzany w SAP WM). Zatem cały zapas i wszystkie procesy w takim składzie są obsługiwane w SAP WM. Dotyczy to również procesów inwentaryzacji.
  2. Aktywowanie SAP WM dla składu powoduje, że procesy inwentaryzacji są obsługiwane przez moduł SAP Warehouse Management. Wykorzystanie transakcji inwentaryzacyjnych modułu SAP Materials Management przestaje być możliwe.
  3. Moduł SAP Warehouse Management obsługuje przesunięcia między lokalizacjami (fizycznymi oraz logicznymi). Jednak te przesunięcia nie zmieniają sumarycznych poziomów zapasów i są rejestrowane tylko ilościowo. Wszelkie zmiany poziomu zapasu i jego wartości są rejestrowane przez księgowania w module SAP Materials Management. Ten fakt ma bardzo istotne znaczenie dla rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, o czym później.
  4. Dla inwentaryzacji szczególne znaczenie ma typ magazynu 999 w standardowej konfiguracji. Jest to logiczny typ magazynu, gdzie są rejestrowane różnice inwentaryzacyjne.

Spójrzmy, jak proces inwentaryzacji w SAP Warehouse Management jest zintegrowany ze strukturami organizacyjnymi oraz z pozostałymi modułami SAP ERP (rys. 2).

 


Bardzo ramowo rzecz ujmując, proces inwentaryzacji składa się z trzech kroków:

  1. Tworzenie dokumentu inwetaryzacyjnego, przeprowadzenie spisu z natury oraz wprowadzenie wyników spisu do systemu. W tym kroku najpierw zamykane są wszystkie zlecenia przeniesienia (operacje magazynowe) dotyczące inwentaryzowanych lokalizacji. Następnie dla tych lokalizacji jest tworzony i aktywowany dokument inwentaryzacyjny. Rozdzielenie tworzenia i aktywacji pozwala z wyprzedzeniem przygotować wszystkie dokumenty, a następnie na ich podstawie uruchomić inwentaryzację w ściśle określonym momencie. Jest to o tyle istotne, że podczas inwentaryzacji lokalizacje są zablokowane, tj. nie można w nich wykonywać żadnych ruchów magazynowych. Spis z natury jest wprowadzany do systemu w referencji do dokumentu inwentaryzacyjnego. Można go wprowadzić ręcznie, zaimportować z pliku lub przeprowadzić przy pomocy radiowych terminali danych i kodów kreskowych. Wprowadzenie spisu z natury kończy pierwszy krok i stanowi podstawę do rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Naturalnie mamy tutaj jeszcze możliwość wywołania ponownego zliczania dla pozycji ze zbyt dużymi odchyleniami.
  2. Krok drugi to rozliczenie różnic inwetaryzacyjnych w module SAP Warehouse Management. Napisałem wcześniej, że ten moduł nie zmienia poziomów zapasów oraz rejestruje przesunięcia tylko ilościowo. Konsekwentnie rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych nie zmienia sumarycznego poziomu zapasu w składzie oraz nie powoduje skutków finansowych. Jak zatem są rozliczane różnice, skoro nie zmieniają sumarycznego poziomu zapasu? SAP Warehouse Management przesuwa po prostu różnice do logicznego typu magazynu o numerze 999 w standardowej konfiguracji. W typie 999 różnice są rozmieszczane w logicznych lokalizacjach, których numer odpowiada numerowi rozliczanego dokumentu inwentaryzacyjnego lub numerowi zinwentaryzowanej  fizycznej lokalizacji. W ten sposób obsługiwane są zarówno różnice dodatnie, jak i ujemne. Przykładowo: jeśli spis z natury wykazał w fizycznej lokalizacji niedobór (liczba rzeczywista jest mniejsza od liczby systemowej –
  3. różnica dodatnia), wtedy rozliczenie spowoduje przesunięcie „nadmiaru” z lokalizacji fizycznej do logicznego typu 999. Tym samym liczba systemowa w lokalizacji fizycznej zostanie zmniejszona i uzgodniona z liczba spisaną, a w typie 999 pojawi się dodatnia różnica. Ten proces działa dokładnie analogicznie w drugą stronę w przypadku różnic ujemnych, czyli nadmiaru (liczba rzeczywista większa od liczby systemowej). Rozliczenie różnic w tym kroku odblokowuje inwentaryzowane lokalizacje. Z punktu widzenia inwentaryzowanej części magazynu proces dobiegł końca i można podjąć normalną pracę.
  4. Ostatni krok to rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w module SAP Materials Management. Ten krok modyfikuje sumaryczne poziomy zapasów w składzie zgodnie z wynikami spisu z natury oraz odzwierciedla tę zmianę w module finansowo-księgowym.

Można zapytać: dlaczego SAP ERP rozlicza różnice inwentaryzacyjne w tak skomplikowany, dwupoziomowy sposób? Jedna odpowiedź, wynikająca wprost z architektury systemu SAP ERP, może być taka: skoro zapasy są zarządzane na dwóch poziomach, tj. w SAP Materials Management oraz w SAP Warehouse Management, to również różnice inwentaryzacyjne są rozliczane na dwóch poziomach. Bardziej praktyczna, procesowa odpowiedź jest następująca: taki sposób rozliczania pozwala szybko skorygować poziomy zapasów w lokalizacjach magazynowych i uruchomić normalną pracę magazynu, a jednocześnie umożliwia spokojne wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych przed ich ostatecznym zaksięgowaniem i odzwierciedleniem w wyniku finansowym przedsiębiorstwa. W mojej ocenie takie rozdzielenie operacji ściśle magazynowych od finansowo-księgowych jest sporą zaletą modułu SAP Warehouse Management.

 

Rys. 3 – Proces inwentaryzacji cyklicznej

 

Rys. 4 – Proces inwentaryzacji podczas pierwszego rozmieszczenia

 

Rys. 5 – Inwentaryzacja przez kontrolę zapasu zerowego

 

Inwentaryzacja roczna i ciągła


Inwentaryzacja roczna i ciągła to dwa p...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy