Dołącz do czytelników
Brak wyników

Uczciwość, uważność, umiar

Baza wiedzy | 16 czerwca 2021 | NR 6
0 103

Implementacja systemu WMS zdaje się dosyć prostym przedsięwzięciem, zwłaszcza w porównaniu z wdrożeniem całego systemu ERP. System WMS przeważnie ogranicza się do zarządzania przepływem towarów w magazynie, strategiami ich rozmieszczania i pobierania oraz zarządza personelem magazynowym. W przeciwieństwie do dużego systemu ERP w WMS trudno znaleźć integrację z obszarami księgowymi czy rachunkowości zarządczej, które zwykle wymagają szczegółowych ustaleń. A jednak wdrożenia systemów WMS często przysparzają nieoczekiwanych trudności, zarówno w trakcie trwania samego projektu, jak i tuż po starcie produktywnym systemu. 

Dlaczego tak się dzieje? Moim zdaniem wynika to z trzech czynników. 
Po pierwsze, pomijając przedsiębiorstwa stricte logistyczne, przeważnie funkcje magazynów są traktowane po macoszemu. Magazynierzy nie są najlepiej opłacanymi pracownikami, a ich siła przebicia w porównaniu np. ze sprzedażą jest nikła. W efekcie łatwo jest nieformalnie przerzucić na magazyn odpowiedzialność za niechciane problemy innych obszarów firmy.
Po drugie, często system WMS stanowi część czy moduł większego wdrożenia systemu ERP. Wybór funkcjonalności zarządzania magazynem dostępnej w już zaimplementowanym systemie ERP ma dużo zalet. To m.in. natywna integracja WMS z pozostałymi obszarami systemu, wspólna polityka licencyjna, jednolita platforma. Ma też podstawową wadę – narzuca z góry dostępną funkcjonalność jeszcze przed rozpoczęciem projektowania koncepcyjnego.
Po trzecie, systemy zarządzania magazynami ze swojej natury działają na niskim, operacyjnym poziomie. Sterują na bieżąco pracą magazynierów i na bieżąco rejestrują efekty ich pracy. Nie można tutaj rejestrować danych z opóźnieniem czy pozwolić sobie na nierzeczywiste dane o zapasach. W efekcie wszelkie niedoskonałości działania systemu widać od razu i bardzo wyraźnie. Zatem rzeczywistość magazynowa musi być w nim odwzorowana bardzo precyzyjnie i rzetelnie, a wszelkie niejasności czy błędy muszą być rozwiązywane prawie natychmiast.
W tych trzech obszarach widzę główne zagrożenia wdrożeń systemów zarządzania magazynami, a sposoby minimalizacji ryzyka nazwałem hasłowo: uczciwością, umiarem i uważnością. To wartości, o których tak w życiu codziennym, jak i w życiu projektowym nie należy zapominać.

 

dr inż. Andrzej Bobiński
prezes Logifact-Systems Sp. z o.o.
Od systemu WMS oczekuje się, że jego wdrożenie przyczyni się do osiągnięcia korzyści w postaci np. zwiększenia wydajności pracy magazynu czy też zmniejszenia kosztów operacyjnych. 
Ale może być to utrudnione lub nawet niemożliwe, jeśli system WMS nie będzie oparty na możliwie optymalnych procesach magazynowych. Oznacza to, że przed pracami nad koncepcją systemu WMS należy szczegółowo zweryfikować istniejące (lub zaprojektowane) procesy magazynowe. Ta faza prac – prac nad właściwym przygotowaniem wdrożenia systemu WMS pod względem logistycznym – często jeszcze staje się jednym z jego krytycznych problemów.
Krytyczny charakter tej fazy wynika na ogół z niedocenienia przez klienta wpływu rozwiązań logistycznych na późniejsze efektywne działanie systemu WMS. Następstwem takiej postawy jest przeznaczenie po stronie klienta niedostatecznej liczby środków (budżetowych, ludzkich), co z kolei bardzo utrudnia przeprowadzenie właściwego audytu logistycznego w ramach analizy przedwdrożeniowej.
Zbyt ogólnikowa weryfikacja (lub zaprojektowanie) układu funkcjonalno-przestrzennego magazynu oraz procesów magazynowych znacznie zwiększa ryzyko nieudanego wdrożenia, i nie chodzi w tym przypadku o źle działający system WMS, ale przede wszystkim o to, że wdrożenie nie przynosi klientowi spodziewanej wartości dodanej. Przyczyna jest dość prosta i znana – kolejny raz próbowano „naprawić” niedoskonałości rozwiązań logistycznych przez zastosowanie systemu WMS.

 

Wojciech Cipiur
kierownik logistyki kontraktowej w Dachser
Obecnie nie do wyobrażenia jest sytuacja, w której firma zajmująca się logistyką nie korzysta z odpowiedniego systemu IT do zarządzania magazynem. Nowoczesne technologie pomagają w optymalizacji procesów logistycznych, organizacji pracy, zwiększaniu wydajności oraz podwyższaniu jakości. W Dachser mamy własny, autorski system WMS – Mikado, który funkcjonuje we wszystkich naszych oddziałach na całym świecie.
Jeśli chodzi o systemy IT wspomagające zarządzanie procesami logistycznymi, specjaliści są zgodni – przyszłość to zastosowanie jednego systemu w całej firmie, obejmującego wszystkie jej oddziały, niezależnie od położenia geograficznego. Dachser taki system już ma. Dzięki niemu obsługa klientów, którzy są globalnymi koncernami lub firmami działającymi międzynarodowo, jest bardzo sprawna, a dystrybucja międzynarodowa znacznie ułatwiona. Obecnie nasz WMS – Mikado służy nam w skali światowej do zarządzania przepływem towarów naszych klientów na ponad 2 mln miejsc paletowych.
Zastosowanie jednego systemu WMS oraz bezpośrednie połączenie z systemem do zarządzania transportem klasy TMS o nazwie Domino jest korzystne dla naszych klientów, którzy mogą mieć pewność, że procesy w Dachser wszędzie przebiegają tak samo. Do jego głównych zadań należy sprawne planowanie i realizacja dostaw, kontrola przepływów, pomiar efektywności procedur, optymalizacja kosztów transportu oraz gromadzenie danych. Dane te, kumulowane i przetwarzane w systemie, mają ogromną wartość dla firm – mogą służyć do analizy ilości przesyłek i kierunków ich dystrybucji, tworzenia planów produkcyjnych oraz optymalizacyjnych. Dla każdego przedsiębiorstwa posiadanie dobrego systemu IT do zarządzania logistyką oznacza wzrost wartości firmy, a jego doskonalenie często jest jednym z głównych elementów strategii rozwoju.
System Mikado usprawnia zarządzanie wszystkimi procesami w magazynach. Dodatkowo dane dotyczące zamówienia, transportu i inwentaryzacji są automatycznie przesyłane poprzez EDI do systemów klientów, dzięki czemu mają oni dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.
Dzięki naszemu WMS możemy stosować dodatkowe, innowacyjne rozwiązania technologiczne, wspomagające organizację pracy w magazynie. Doskonałym przykładem jest zastosowanie technologii głosowej do kompletacji zamówień magazynowych, pick-by-voice, która pozwala zwiększyć wydajność nawet o kilkanaście procent.


Uczciwość


Przez uczciwość w kontekście wdrożeń systemów zarządzania magazynami rozumiem jasne określenie, kto jest za co odpowiedzialny w procesach logistycznych, a także wyraźne zdefiniowanie wymagań w całej ich pełni, ze wszystkimi niuansami. Postuluję tutaj otwartość i szczerość organizacyjną przedsiębiorstwa wobec samego siebie, o ile można tak personifikować przedsiębiorstwo. Zobaczmy, jakie skutki może przynieść brak takiej szczerości.

Zarządzanie „resztkami” w farmacji


Podczas opracowywania koncepcji biznesowej we wdrożeniu systemu WMS w magazynie firmy farmaceutycznej została przyjęta strategia wydawania serii leków według FEFO (ang. First Expired First Out), tzn. najpierw wydawane są serie o najkrótszym terminie ważności. Polityka sprzedaży narzucała sprzedaż w wielokrotnościach opakowań zbiorczych. Jednocześnie zasady pracy magazynu zakładały, że magazynier nie ma prawa otwierać kartonów zbiorczych, które są pakowane w procesie produkcyjnym. To wymaganie było podyktowane polityką bezpieczeństwa i miało zapobiegać m.in. błędnej kompletacji wysyłek.
System został poprawnie skonfigurowany, przetestowany, oba wymagania zostały zaimplementowane. Tuż po starcie produktywnym ku wielkiemu zdziwieniu użytkowników system nakazał dekompletację opakowań zbiorczych już podczas pobrania jednej z pierwszych wysyłek. Skąd ten efekt? W trakcie procesu produkcyjnego w zasadzie każda seria leku kończyła się niepełnym kartonem. Wynikało to zarówno z wydajności procesu, jak i pobierania prób do badań jakościowych. Ten szczegół został pominięty w trakcie wdrożenia, gdyż obsługa „resztek” została nieformalnie przesunięta do magazynu. Dział sprzedaży realizował swoją politykę, sprzedając wielokrotności pełnych opakowań zbiorczych, a magazynierzy już sami wiedzieli, któremu klientowi mogą wydać niepełne opakowania zbiorcze. W efekcie magazynierzy stanowili tutaj o poziomie obsługi klienta. Wdrożenie systemu zarządzania magazynem ujawniło lukę w procesie sprzedaży i procesach logistycznych. W konsekwencji konieczna była natychmiastowa rekonfiguracja żywego systemu w celu włączenia ręcznej obsługi niepełnych opakowań zbiorczych.


Konsolidacja wysyłek 


Proces obsługi zamówień klientów w firmie produkcyjnej zakładał natychmiastowe przesyłanie tychże zamówień do kompletacji do magazynu. Jednocześnie nie został ustalony żaden graniczny termin, po którym zamówienia będą kompletowane dopiero następnego dnia. Przykładowo klient mógł złożyć zamówienie na pół palety określonego artykułu, a po jakimś czasie, tego samego dnia, złożyć kolejne zamówienie na pół palety tego samego wyrobu. Dział sprzedaży oba zamówienia traktował niezależnie i przekazywał do kompletacji do magazynu, choć pobranie dwukrotnie połowy palety stanowi znacznie większą pracę niż pobranie od razu całej palety. Odpowiedzialność za konsolidację takich wysyłek została w tej firmie przesunięta całkowicie na pracowników magazynowych. To oni wiedzieli, do której godziny powinni czekać na zamówienia klientów, jak je konsolidować, czy kolejne zamówienia realizować jeszcze w bieżącym dniu czy w dniu kolejnym. Ta ich wiedza wynika...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy