Dołącz do czytelników
Brak wyników

Integracja sklepu internetowego z systemem magazynowo-handlowym

Baza wiedzy | 23 czerwca 2021 | NR 1
0 122

W przeciwieństwie do tradycyjnego sklepu, gdzie klient podchodzi z wybranym produktem do kasy, proces sprzedaży w internecie nie kończy się na etapie złożenia przez klienta zmówienia. W sklepie internetowym na tym etapie dopiero rozpoczyna się cały proces sprzedaży. Zamówienie złożone przez klienta musi zostać potwierdzone w transakcji płatniczej. Równolegle do tego kroku towar powinien zostać zarezerwowany dla danego klienta w takiej ilości, jaką klient zamówił. Niedopuszczalne jest, by sprzedać towar w większej ilości niż możemy w danym momencie dostarczyć. Praktyka bywa jednak różna. Dlaczego?

W przypadku sklepów internetowych nie musimy wcale mieć w magazynie towarów przeznaczonych na sprzedaż. Jeżeli nie dysponujemy własnym magazynem, należy zadbać po prostu o zarezerwowanie towaru u naszego dostawcy. W przeciwnym razie może powstać problem z realizacją zamówienia. Rozwiązaniem tych problemów jest integracja posiadanego systemu e-commerce z oprogramowaniem magazynowym naszym i dostawców. Zakres integracji może być różny, w zależności od potrzeb i wielkości obrotu sklepu. Mechanizmy wymiany informacji pomiędzy sklepem a magazynami powinny być bardzo płynne i jednoznaczne. Jedynie prawidłowe zarządzanie magazynami zagwarantuje nam sukces sprzedaży. A w przypadku dużych obrotów, uchroni od strat.

 

 

Zintegrowane zarządzanie…


Coraz większa liczba przedsiębiorców wykorzystuje zintegrowany system wspierający zarządzanie klasy ERP. Tego typu oprogramowanie staje się „kręgosłupem” firmy, oferując menedżerom dostęp do kompleksowych informacji na temat funkcjonowania organizacji. Jeśli dodatkowo firma prowadzi sklep internetowy, a jej system ERP nie jest zintegrowany z e-sklepem, może to powodować komplikacje w procesie sprzedaży, rezerwacji stanów magazynowych czy też powodować kosztowne dla firmy pomyłki.
Integracja z systemem ERP umożliwia przedsiębiorstwu usprawnienie procesów biznesowych, w tym zarządzania magazynem, realizacji zamówień ze sklepu internetowego, transakcji zewnętrznych, np. z Allegro, kontaktów z klientem, rachunkowości, jak również wymiany informacji dotyczących produktów i logistyki.
– Drogą rozwoju e-commerce jest łączenie istniejących rozwiązań w firmie w ramach jednego, spójnego systemu. Na przykład w ramach połączenia sprzedaży on-line z systemem magazynowo-księgowym cała ścieżka zakupu jest zaimplementowana do systemu ERP. Efektem strategii nadrzędności systemu ERP nad e-commerce będzie w pełni automatyczne tworzenie dokumentów za pomocą biblioteki API. Dokumenty mogą być generowane w zależności od przyjętych wariantów, np. uwzględniających sposób wysyłki. Takie rozwiązania porządkują działanie firmy, przyspieszają obsługę klientów oraz wspierają logistykę magazynów – wyjaśnia Marcin Rutkowski z i-systems.
Dla sprzedawców internetowych, którzy chcą rozwijać swój biznes w różnych kanałach sprzedaży (B2B, sklepy stacjonarne, sklepy internetowe, aukcje, aplikacje mobilne), integracja z systemem magazynowo-handlowym staje się nieodzowna. Dlaczego? Dobrze obrazuje to przykład właściciela e-sklepu z branży AGD, opartego na oprogramowaniu sklepu 2ClickShop. 
– Istotne było dla nas, by zabezpieczyć towar dla klienta na Allegro. Na początku opieraliśmy się więc na dwóch magazynach: wydzielonym magazynie pod Allegro oraz magazynie dla sklepów hurtowych i detalistów. Wiązało się to ze zwiększonym stanem magazynowym, zwiększonymi kosztami, ponieważ towar, który był odłożony na Allegro, nie był dostępny dla klienta detalicznego oraz hurtowego i odwrotnie. Problem rozwiązała integracja on-line aukcji Allegro przez e-sklep z systemem magazynowym Symfonia. Magazyn allegrowy zniknął i uwolnił nam część środków finansowych. Dzięki tej integracji jeden produkt jest dostępny w tej chwili w wielu kanałach dystrybucji. To sprawiło, że nie ma pomyłek, że coś się sprzedało, ale towaru fizycznie nie ma. Znacząco zmniejszyło się również zaangażowanie ludzi – to się dzieje po prostu samo w czasie rzeczywistym i nie ma potrzeby czuwania nad tym – deklaruje właściciel e-sklepu.
– E-sklepy mogą skorzystać na integracjach z systemami ERP i zautomatyzowanym zarządzaniu magazynem. W pewnym momencie zamówień jest tak dużo, że własnoręczne wysyłanie powiadomień i sprawdzanie stanu magazynowego jest niemożliwe. System umie sam aktualizować ceny na witrynie i informować o obecności lub braku danego towaru –
potwierdza Łukasz Strzelec, dyrektor zarządzający Ebexo.

 

Zalety integracji oprogramowania handlowo-magazynowego z witryną e-sklepu 

– Stany magazynowe on-line – odpowiednie zintegrowanie systemu magazynowego z bazą sklepu internetowego umożliwia aktualizację stanów magazynowych nawet w czasie rzeczywistym. Daje to ogromną oszczędność czasu, nawet przy niewielkiej ilości pozycji asortymentowych, oraz umożliwia ich kontrolę z jednego programu.
– Automatyzacja – czynnik ludzki potrafi być zawodny. Niedopatrzenie lub drobna pomyłka przy wypełnianiu zadań może doprowadzić do powstania wielu błędów, które poza czynnikiem wizerunkowym stanowią koszt e-sklepu. Integracja umożliwia automatyczne przesyłanie zamówień z e-sklepu do bazy systemu ERP, a wszelkie zamiany w systemie magazynowo-księgowym powodują zmiany w sklepie internetowym (stan magazynowy, nazwa produktu, cena itp.). To samo dotyczy kontroli ilości produktów udostępnionych do sprzedaży na Allegro, Ebay czy innych aukcjach internetowych.
– Nowości produktowe On Time – produkty dodawane poprzez system ERP (np. poprzez fakturę zakupu) mogą automatycznie pojawiać się w sklepie internetowym, dzięki czemu klienci mogą od razu się o nich dowiedzieć oraz je kupić, co daje przewagę nad konkurencją.
– Zwiększenie wydajności – integracja usprawnia wiele procesów biznesowych, zmniejsza zaangażowanie zasobów ludzkich. Włączenie niektórych funkcji do systemu ERP zmniejsza zaangażowanie człowieka i możliwość powstawania błędów, przede wszystkim jeśli chodzi o ponowne wprowadzanie danych, np. informacje o wysyłce, wystawianie dokumentów fiskalnych. Niektóre systemy dają możliwość informowania o bieżącym statusie zamówienia i numerze przesyłki. Zmniejsza to koszty operacyjne oraz poprawia jakość obsługi i komunikację z klientem.
– Przejrzystość transakcji finansowych – każde zamówienie, które zostało złożone w sklepie internetowym lub na zintegrowanym portalu aukcyjnym, jest widoczne w systemie ERP, na podstawie którego można wygenerować odpowiedni dokument, np. paragon, fakturę VAT. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszelkie transakcje są prawidłowo rozliczane, a ryzyko powstania błędu w zasadzie nie istnieje. Większość systemów umożliwia również tworzenie zestawień finansowych, bilansów. Jest to bardzo ważne dla planowania i prognozowania.
– Zwiększenie zadowolenia klientów – łatwość uzyskania aktualnych informacji o produktach, dostępności, kosztach przesyłki itp. dzięki integracji z systemem ERP zwiększa poziom satysfakcji klienta (user experience) oraz eliminuje powstawanie błędów operacyjnych ze strony obsługi e-sklepu. Niektóre z systemów umożliwiają też zarządzanie relacjami z klientem (CRM).
– Lepsza kontrola firmy – integracja procesów biznesowych z e-commerce i ERP zapewnia właścicielom firm polepszenie kontroli ich działalności oraz uzyskanie znaczącej przewagi konkurencyjnej.

Na podstawie 2ClickShop.

...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy