Dołącz do czytelników
Brak wyników

Mechaniczne zabezpieczenie mienia

Baza wiedzy | 7 czerwca 2021 | NR 1
0 49

W każdym obiekcie znajdują się rzeczy, które wymagają zachowania poufności lub są na tyle cenne, że należy reglamentować do nich dostęp osób trzecich. Należą tutaj różnego rodzaju umowy handlowe, akta osobowe pracowników, sprawozdania finansowe, faktury VAT, weksle, akty notarialne czy choćby gotówka. Prezentujemy przegląd mechanicznych systemów zabezpieczenia mienia w kontekście wymogów prawa.

 

Nie ma różnicy między systemami zabezpieczenia dla podmiotów prywatnych i przedsiębiorców. Na rynku mamy ogromną gamę produktów, począwszy od sejfów, szaf na dokumenty, kaset metalowych i kas pancernych, a skończywszy na szafach metalowych oraz różnego rodzaju kłódkach i pancernych drzwiach. Przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego systemu zabezpieczenia należy odpowiedzieć sobie na pytanie, jak wartościowym mieniem dysponujemy? Bardzo istotna — także ze względów prawnych — jest bowiem kwestia wyboru klasy bezpieczeństwa, czyli jego wytrzymałości. Przy przechowywaniu bardzo wartościowego mienia zalecane jest, aby jednocześnie stosować 2 rodzaje zamków o odmiennej zasadzie działania. Możemy więc zamontować zamek kluczowy i do tego zamek szyfrowany, co znacząco poprawi jakość ochrony. Warto również zapytać producenta, czy istnieje możliwość zamontowania w sejfie tzw. skarbczyka, czyli mniejszego — sejfu w sejfie — który może służyć do dodatkowej ochrony najbardziej wartościowego mienia. 
Druga kwestia to zakres ochrony. Na rynku znajdziemy systemy jedynie przeciwwłamaniowe oraz takie, które dodatkowo zapewniają ochronę przeciwpożarową (testowane w temperaturze 1090ºC). Te drugie wymagają dodatkowego określenia wytrzymałości ze względu na rodzaj chronionych danych. Sejfy ognioodporne mają inną odporność na ogień w przypadku dokumentów (ok. 60-120 minut odporności), a inną w przypadku nośników danych (ok. 60 minut). 
Kolejnym etapem powinno być podjęcie decyzji o miejscu umieszczenia naszego systemu zabezpieczenia, co musi wiązać się z dogłębną analizą potrzeb teraźniejszych i przyszłych. Należy pamiętać również, że producenci co prawda oferują późniejszą zmianę wymiarów, gabarytów, a nawet koloru (standardowy to szary albo zielony) systemów zabezpieczenia, jednak nie jest to usługa tania (to samo tyczy się zmiany wewnętrznego wyposażenia). Nie w każdej firmie można na ten cel przeznaczyć osobne pomieszczenia, dlatego należy dokładnie zorientować się w ofercie producentów. Na rynku znajdziemy sejfy, które można umieścić w ścianach lub w podłodze (oba zaliczane do grupy sejfów ściennych). Takie sejfy będą wymagały dodatkowej, 10-centymetrowej ochrony betonowej z każdej strony urządzenia. W przypadku wynajmowania lub dzierżawy lokalu od zapisów umowy lub skuteczności negocjacyjnej właścicieli firmy będzie zależeć również to, czy wynajmujący zgodzi się, abyśmy np. wmurowali sejf w ścianę budynku. Inne mechanizmy możemy przymocować do istniejących w firmie mebli (tzw. sejfy meblowe). Takie sejfy nie przekraczają jednak swoją wagą 300 kg. Ostatnią grupą sejfów są bardzo popularne w polskich przedsiębiorstwach sejfy wolno stojące. Ich zaletą jest możliwość zamontowania niemal w każdym miejscu nieruchomości. Są one również o wiele pojemniejsze od np. sejfów ściennych. 

 

 

Koszty zabezpieczenia


W przypadku, gdy nasza firma nie ma możliwości lokalowych albo finansowych na zakupienie nowego sejfu, warto zastanowić się nad alternatywami. Nie ma przeszkód, aby sejf wyleasingować czy kupić używany. W tym drugim przypadku warto jednak zastanowić się, czy nie wpłynie to negatywnie na jakość zabezpieczania. Warto również skonsultować się z ubezpieczycielem, czy polisa ubezpieczeniowa firmy obejmuje przypadki włamania lub zniszczenia (w przypadku pożaru lub powodzi) mienia znajdującego się w używanym lub nienajnowszym pod względem technologicznym sejfie. 
Koszty sejfów i szaf pancernych są zróżnicowane. Dla przykładu, sejf podłogowy to koszt od ok. 1000 zł do 2500 zł. Sejfy ścienne mogą kosztować od 400 zł do 1000 zł (w przypadku wyboru stali kwasoodpornej koszt może wzrosnąć nawet do 4000 zł). Jeżeli myślimy o sejfie ognioodpornym, musimy przygotować się na wydatek od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych. Możemy oczywiście spodziewać się większych kosztów, gdy wybierzemy najnowocześniejsze zabezpieczenia na rynku. W ostatnim okresie — jak opowiada Wojciech Dąbrowski, kierownik Zakładu Certyfikacji Instytutu Mechaniki Precyzyjnej — bardzo dużą wagę przywiązuje się do wielkości masy wyrobu. Trwają też intensywne prace badawcze nad lekkimi wypełniaczami. 
Innym, mało popularnym w Polsce sposobem zabezpieczenia mienia są skrytki bankowe. W tym przypadku mamy do czynienia ze zwykłą umową najmu, a odpowiedzialność za bezpieczeństwo w dużej mierze ponosi bank. Ich wadą jest jednak rozmiar, gdyż nie umieścimy w nich raczej obrazów czy wielu tomów akt. Co ważne, jest to produkt oferowany tylko przez wybrane oddziały banków, głównie w dużych miastach. Koszty tego typu zabezpieczenia będą zależały od banku i okresu, na jaki podpiszemy umowę (im dłużej, tym taniej). W niektórych bankach możemy wynająć skrytkę na 1, 2 dni (np. w PKO BP). W innych będziemy musieli zapłacić za miesiąc, a nawet za rok z góry (np. w Multibanku). W przypadku wynajęcia skrytki na dzień cena będzie wahać się od 1,5 zł w PKO BP do 5 zł w banku PEKAO. Miesięczny wynajem to koszt od 30 zł w banku BGŻ do 60 zł w Kredyt Banku. Skrytka na rok będzie nas kosztować od 240 zł w banku PKO BP do nawet 900 zł w Multibanku. 
Innego rodzaju kosztem — tym razem dla producentów — jest koszt certyfikacji. Zdaniem Wojciecha Dąbrowskiego zależą one od wielu elementów i każdorazowo ustalane są z dostawcą wyrobu w oparciu o cennik Instytutu. Niemniej jednak Wojciech Dąbrowski uważa, że wysokość kosztów certyfikacji nie obciąża w sposób znaczący budżetu dostawcy i w niewielkim stopniu wpływa na cenę wyrobu. 

 

Wojciech Dąbrowski,
kierownik Zakładu Certyfikacji Instytutu Mechaniki
Precyzyjnej


Trudno mówić na temat wad i zalet poszczególnych systemów zabezpieczenia mienia. Mamy tutaj do czynienia z systemem umownym, który nie ogranicza producentów w twórczym rozwoju swoich produktów, natomiast użytkownikowi umożliwia dowolne projektowanie systemu zabezpieczenia ...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy