Dołącz do czytelników
Brak wyników

Wszystko, co musisz wiedzieć o planowaniu zatrudnienia

Baza wiedzy | 23 czerwca 2021 | NR 1
0 39

Zaplanowanie potrzeb personalnych wydaje się proste – dla prognozowanej pracy do wykonania i założonej wydajności pracownika wystarczy podzielić przez siebie te wielkości, a otrzymamy wymaganą liczebność załogi. W rzeczywistości w magazynie wykonywanych jest wiele zadań, a na ich wypełnienie pracownicy wykorzystują tylko część czasu pracy.

Doskonałość logistyki (logistics excellence) w kontekście zasobów ludzkich to określenie właściwej liczby pracowników. Właściwej, czyli takiej, która gwarantuje osiągnięcie założonych celów operacji logistycznych przy optymalnych kosztach obsługi.
Zbyt liczna załoga to wysokie koszty personalne, mała produktywność i zyskowność. Niewystarczająca liczba pracowników to niewykonane zadania, problemy z jakością, co skutkuje utratą sprzedaży i odchodzeniem klientów do konkurencji. 
Kluczowym zagadnieniem w planowaniu zapotrzebowania na pracowników jest poprawne rozpoznanie podstawowych procesów, które występują w magazynie. Dla często wykonywanych czynności wyznaczamy czasochłonność. 
Podstawowe aktywności w magazynie to: przyjęcie towaru, kontrola ilościowa i jakościowa, sprawdzanie stanów magazynowych, składowanie, uzupełnienia i przesunięcia, kompletowanie zamówień, sprawdzanie, pakowanie i zabezpieczanie towaru, przemieszczanie do strefy wydań i konsolidowanie przesyłek, wydania i załadunki. Czynnościom tym towarzyszą dokumenty i informacje, których obsługa musi być uwzględniona. Podczas wykonywania zadań występują działania korygujące i opóźnienia (dodatkowe miejsce pobrania towaru, oczekiwanie na dostęp do lokalizacji itd.). Należy je również brać pod uwagę. 
Normy czasowe powinny zawierać okresy przygotowawcze do wykonania zadania, niezbędne nieproduktywne okresy występujące w trakcie wykonywania zadania oraz czas przekazania efektu swojej pracy wraz z informacjami do kolejnego ogniwa procesu. 
Czasochłonność może być wyrażona czasem wykonywania jednostkowej czynności, czasem cyklu lub jako liczba jednostek zadań wykonywanych np. w ciągu godziny. 

Określ normy czasowe


Standaryzacja procesów magazynowych to powszechnie stosowana dobra praktyka. Opisy standardów wykonywania zadań, aktualne procedury mogą być bardzo pomocne przy wiarygodnym wyznaczaniu czasochłonności procesów. Dla poszczególnych czynności określamy normy czasowe i częstotliwość (prawdopodobieństwo) występowania. Czas trwania procesu to suma iloczynów czasów wszystkich zadań i ich prawdopodobieństwa w procentach.
Czynności wykonywane sporadycznie mogą być opisane łącznie i wyrażone jako czas niezbędny do ich wykonania w skali dnia, tygodnia lub miesiąca. W grupie takich czynności znajdzie się np. uzupełnianie folii do owijania palet, produkcja wypełniaczy do paczek, sporządzanie zbiorczych raportów, rozpatrywanie reklamacji odbiorców.

Czas nieproduktywny


Kolejnym etapem w planowaniu potrzeb personalnych jest określenie czasu nieproduktywności pracownika z punktu widzenia procesów magazynowych. Nierealne jest założenie, że pracownik będzie produktywny przez wszystkie 40 godzin w tygodniu. Nieproduktywne działania to przerwy, czas na odpoczynek, porządkowanie stanowisk pracy, rozliczanie zaliczek, rachunków, udział w szkoleniach i spotkaniach, rozwiązywanie problemów itp. Dane historyczne zgromadzone w firmie o nieobecnościach, chorobach, delegacjach pracowników to nieodzowny materiał wykorzystywany do wyznaczenia czasu nieproduktywnego. 
Możliwość wypełniania zadań przez pracowników jest uzależniona od dostępności i niezawodności urządzeń magazynowych. W czasie nieproduktywnym warto uwzględnić planowane przestoje związane np. z przeglądami maszyn, dozorem technicznym, konserwacją. Zasadne jest uwzględnienie niezaplanowanych przestojów związanych z awariami sprzętu. 
Oszacowaną czasochłonność i czas nieproduktywny warto jest zweryfikować badaniem wydajności i wykorzystania czasu pracy w rzeczywistych warunkach pracy magazynu. Otrzymane w badaniach wyniki często znacznie odbiegają od wielkości szacowanych lub uzyskanych na podstawie pomiaru stoperem pojedynczych procesów.

Badanie ciągłe z asystentem


Badania takie przeprowadzam na dwa sposoby. W badaniu prowadzonym „w sposób ciągły” praktycznie asystuję pracownikowi, odnotowując każdą z wykonywanych czynności wraz z czasem jej rozpoczęcia i zakończenia, tzw. dzień z życia. Drugim sposobem jest badanie migawkowe, w którym rejestruję, czym zajmuje się pracownik w różnych momentach czasowych (co kilka, kilkanaście minut). Rejestracja czasu pracy metodą migawkową odpowiada z dużym prawdopodobieństwem metodzie rejestracji ciągłej, umożliwiając zbadanie większej grupy pracowników w tym samym czasie.
Cykliczne przeprowadzanie badań pozwala na śledzenie trendów czasu nieproduktywnego, np.: nadmiernego czasu poświęcanego na rozmowy, przerw na papierosa lub losowe zdarzenia. Szybciej identyfikowane i lepiej zarządzane mogą być zmiany w zakresach wykonywanych czynności lub zmiany częstotliwości występowania zadań. Jeśli czas przyjmowania towarów wydłuża się, zasadne jest znalezienie przyczyn tej zmiany. Przykładowo sposób formatowania przez nowych dostawców palet niejednorodnych może znacznie wydłużyć czas potrzebny na przyjęcie dostawy i rozwiezienie towarów do miejsc składowania.

Niezbędny czas na szkolenia


W przypadku prognozowania dynamicznych zmian w zakresie i/lub ilości pracy w magazynie ważnym czynnikiem, który powinniśmy uwzględnić, jest czas potrzebny nowemu pracownikowi na: szkolenia, poznanie zadań na stanowisku pracy, osiągnięcie oczekiwanej wydajności. Zadania wykonywane przez nowego prac...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy