Dołącz do czytelników
Brak wyników

Bez sztucznego poprawiania wyników

Baza wiedzy | 20 września 2021 | NR 4
0 126

Ustawa o rachunkowości dopuszcza możliwość inwentaryzacji zapasów składowanych na strzeżonych stanowiskach, ewidencjonowanych wartościowo i ilościowo jeden raz w ciągu dwóch lat (art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy). Jeżeli w przedsiębiorstwie istnieją zasoby i możliwości do przeprowadzenia spisu z natury całości zapasu w ciągu jednego roku, jest to dobrą (i często oczekiwaną przez zarząd) praktyką. To, na co warto zwrócić szczególną uwagę, to fakt, że ustawa nakłada obowiązek przeprowadzenia spisu „co najmniej” jeden raz na dwa lata, a nie „dokładnie” jeden raz w ciągu dwóch lat, co z kolei stwarza możliwość używania inwentaryzacji jako skutecznego narzędzia wsparcia w zarządzaniu magazynami.

Odpowiedzialność i role w procesie inwentaryzacji


Co do zasady, odpowiedzialność za inwentaryzację spoczywa na kierowniku jednostki. Kierownik wyznacza termin, harmonogram i zakres inwentaryzacji oraz powołuje komisję inwentaryzacyjną wraz ze stojącym na jej czele przewodniczącym. W praktyce przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przygotowuje plan inwentaryzacji w oparciu o analizę struktury magazynu, dostępne zasoby, specyficzne dla branży uwarunkowania (specjalne wymogi przechowywania, szczyty sezonowe, możliwości wyłączenia poszczególnych sekcji automatyki etc.). Ponieważ nie brakuje ani w literaturze, ani w internecie wartościowych materiałów dotyczących formalnych wymogów, które muszą zostać spełnione, aby przeprowadzić inwentaryzację ciągłą, w niniejszym artykule skupię się na praktycznych podpowiedziach dotyczących operacyjnej strony prowadzenia takiego procesu.
Kluczową rolę odgrywa osoba wyznaczona do planowania inwentaryzacji. Może nią być kierownik kontroli jakości, lean manager, pełnomocnik zarządu lub dowolna inna osoba z kadry menedżerskiej mająca niezbędne kompetencje oraz niebędąca bezpośrednio zaangażowana ani odpowiedzialna za stan zapasów. Taka osoba może, ale nie musi łączyć swoich obowiązków z obowiązkami przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Ponieważ magazynierzy na co dzień pracujący z inwentaryzowanymi zapasami również nie powinni być zaangażowani w proces spisywania z natury, właściwe jest utworzenie niezależnego zespołu odpowiedzialnego za przeprowadzanie spisów. Magazynier może uczestniczyć w spisie jedynie jako członek zespołu spisowego, wykonujący np. operacje ściągania i wkładania palet z regałów lub pomagający w organoleptycznej ocenie jakościowej zapasu. 


Znaczenie i funkcje planowania i harmonogramowania inwentaryzacji


W zależności od wielkości, stopnia automatyzacji, różnorodności asortymentu, wahań sprzedaży, oprogramowania, koncepcji prowadzenia rozliczeń inwentaryzacyjnych etc. każdy magazyn wymaga „uszycia” planów inwentaryzacyjnych na miarę. Należy przy tym pamiętać, że inwentaryzacja ciągła wymaga dopełnienia dokładnie tych samych formalności co inwentaryzacja roczna. Musimy więc ogłaszać czas i zakres, powoływać komisje, tworzyć arkusze spisowe i prowadzić ewidencję z przeprowadzonych prac.Zaplanowanie inwentaryzacji na cały rok (lub dwa, w zależności od decyzji kierownika jednostki) lub z uwzględnieniem odpowiedniego zapasu czasowego na nieplanowane opóźnienia to czasami nawet kilka tygodni pracy. W szczególności przy planowaniu i harmonogramowaniu prac należy wziąć pod uwagę:

  • liczbę dostępnych pracowników z odpowiednimi, umiejscowionymi w czasie, z rezerwami na urlopy oraz nieumieszczonymi w czasie rezerwami na możliwe choroby, urlopy na żądanie i zdarzenia losowe (zmniejszenie liczby realizowanych planów lub zastępstwa);
  • liczba i jakoś dostępnego sprzętu (wózki, skanery, zwyżki, arkusze etc.);
  • dostęp do stref (np. wózki systemowe, układnice, szafy automatyczne etc.);
  • akceptowalne długości planów dla poszczególnych systemów składowania (często w systemach WMS założony plan inwentaryzacji na rząd, pion lub poziom, lub też ich grupy, blokuje zapasy do wydania);
  • sposób i czas rozliczania różnic (nadwyżki, niedobory, uszkodzenia) w systemach informatycznych (WMS, ERP).
Jakub Moos
specjalista do spraw marketingu i PR  Koncept-L S.A.


Technologia Auto ID całkowicie zrewolucjonizowała przebieg inwentaryzacji towaru w zaledwie kilkanaście lat i wygląda na to, że siła tej rewolucji będzie tylko eskalować. Oparcie tego procesu na zintegrowanym i dobrze zaprojektowanym systemie przynosi wymierne oszczędności, co jest niezaprzeczalnym faktem. By system mógł w ogóle funkcjonować, kluczowe jest oznakowanie towarów przy użyciu kodów 1D lub 2D. By znakowanie było możliwe, niezbędne jest wyposażenie placówki w drukarki etykiet oraz terminalne danych pozwalające na odczyt informacji z produktów oraz komunikację na linii pracownik – system. Dobór urządzeń powinien się odbyć na drodze konsultacji z ekspertem. Nie zawsze konieczny jest zakup urządzeń oferujących kompleksowe funkcjonalności. Specjaliści firmy Koncept-L traktują każdy nowy projekt w sposób indywidualny i chętnie pomogą odnaleźć się w świecie wielu dostępnych marek i urządzeń Auto ID, by zredukować koszt wdrożenia, ale też nie przeoczyć istotnych cech urządzeń, które mogą okazać się ważne dla prawidłowego przebiegu inwentaryzacji. W przypadku placówek o charakterze industrialnym wymagane są urządzenia charakteryzujące się wyższą odpornością mechaniczną, jak np. terminal danych CipherLab RK95 lub Zebra MC3300.Dużą szansą dla dalszego rozwoju inwentaryzacji magazynowej jest technologia identyfikacji radiowej. Dzięki zastosowaniu tagów oraz anten RFID możliwe jest automatyczne weryfikowanie stanów magazynowych i porównywanie ich z ewidencją, co przekłada się na praktyczne wyeliminowanie rozbieżności w czasie przeprowadzania inwentaryzacji rocznej. Obecnie cena tagów RFID spadła do tego stopnia, że znakowanie przy ich użyciu jest opłacalne w przypadku każdego rodzaju przechowywanych towarów – jeszcze kilka lat temu zjawisko to było ograniczone do dóbr ekskluzywnych. Tu sprawdzą się wydajne i łatwe w obsłudze mobilne drukarki Zebra ZQ630, które pozwalają na zakodowanie etykie...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy