Przekuć kryzys w sukces. Paradoks przyspieszenia – jak rzeczywistość działania w pandemii zmieniła realizację projektów magazynowych?

Firma Rossmann od kilkunastu już lat automatyzuje swoje procesy logistyczne. W przypadku tak dynamicznie rozwijających się firm jest to wręcz niezbędny trend. W ostatnim kwartale 2018 r. rozpoczęliśmy proces budowy piątej instalacji automatycznej w Rossmann – AKL2. Zadanie od początku było niezwykle trudne, jako że jest to dodatkowo instalacja integrująca fizycznie przepływy z pozostałych czterech istniejących systemów. 
Na przełomie 2019 i 2020 r. dodatkowo pojawił się czynnik, na który nikt w żadnym biznesie nie był przygotowany – pandemia. Wydawałoby się zatem, że należy wstrzymać realizację projektu, nie mając pewności co do możliwości jego zakończenia. W Rossmannie postawiliśmy jednak na działanie, instalacja zaczęła działać w lutym 2021 r., po wielomiesięcznych przygotowaniach do go-live. Jak to było możliwe? 

Kontynuacja projektu w czasach pandemii – postawiliśmy na przyspieszenie

Pierwszym głównym czynnikiem, który zadecydował o sukcesie realizacji projektu, była strategia firmy – w trudnym czasie pandemii postawiliśmy na rozwój. Sam proces budowy infrastruktury mechanicznej AKL2 – regały, przenośniki, układnice itd. Rozpoczął się już od 2018 r. w komputerach projektantów, a w pierwszej połowie 2019 r. nastąpił fizyczny montaż wyposażenia w halach magazynu Rossmann w Łodzi. 
W 2020 r. cześć mechaniczna i konstrukcyjna projektu AKL2 były gotowe do uruchomienia. Trwały prace nad oprogramowaniem WMS, MFC i PLC. Kluczowe były specyfikacje i dokumenty, które z racji na lokalne czy globalne obostrzenia przemieszczania się zespołów projektowych krążyły pomiędzy nami a dostawcami w wersjach cyfrowych. Nie było to nic szczególnie zaskakującego i raczej oczywiste w sytuacji, która nas otaczała. Wyzwanie jednak zaczęło się wtedy, kiedy rozpoczęliśmy planowanie UAT (User Acceptance Tests) i wiedzieliśmy już, że bez fizycznej obecności testerów na instalacji nie będziemy mogli wykonać kroku naprzód. Rozpoczęliśmy przygotowania, które – pomimo bardzo ograniczonego czasu i zasobów – udało się dopiąć na czas. Zaangażowanie wszystkich uczestników projektu na 110% było niezbędne. 
 

Prowadzenie fazy testów i uruchomienia instalacji – narzędzia, rozwiązania wirtualne 

Fazę testów rozpoczęto od przygotowania stanowiska testowego, które przypominało bardziej stanowisko w laboratorium farmaceutycznym niż w projekcie automatyki – separacja fizyczna – przegrody, maski, testy na COVID-19 itd. Mimo że wszyscy to znamy z własnych doświadczeń ostatniego pandemicznego okresu, kluczowa dla naszego projektu była dyscyplina. Zależało nam przede wszystkim na bezpieczeństwie zespołów. W projekcie zaangażowanych było kilkadziesiąt osób z trzech krajów, które pracowało na niemałej, ale określonej powierzchni montażu i testów instalacji. 
Normą zatem stało się korzystanie z narzędzi dostępnych już wcześniej (komunikatory, platformy cyfrowe do wideokonferencji), ale teraz korzystaliśmy z nich w pełnym zakresie. Rozwiązania takie przed pandemią wykorzystywane były w wielu projektach, ale głównie w tych, w skład których wchodziły zespoły międzynarodowe lub gdy podróżowanie do miejsca realizacji projektu nie było zawsze możliwe z powodu ograniczeń czasowych, kosztowych i innych. Przy realizacji tego projektu jednak – mimo że przebywaliśmy w jednym zakładzie – narzędzia te okazały się niezbędne. Pozwalały na maksymalne ograniczenie fizycznego kontaktu uczestników projektu lub po prostu separację, przy jednoczesnym stałym dostępie do informacji i członków zespołu. 
Symulacje komputerowe procesów logistycznych zyskały jeszcze bardziej na znaczeniu. Z jednej strony można byłoby zakładać, że czas pandemii i wszelkie ograniczenia z tym związane – również te dotyczące realizacji sprzedaży, czy otwarć naszych sklepów, tych nowych i tych w centrach handlowych – pozwolą na spokojne wdrożenie projektu. Rzeczywistość okazała się zgoła inna, zdecydowana większość sklepów Rossmann realizowała sprzedaż, co dla nas oznaczało tylko jedno – potrzebę jak najbezpieczniejszego dopasowania się i wdrożenia AKL2, bez uszczerbku dla działań biznesowych firmy. Właśnie wtedy podjęliśmy decyzję wpierw o zbudowaniu całościowego modelu symulacyjnego dla wszystkich istniejących i planowanych instalacji automatyki, a w kolejnym kroku wykonaliśmy symulację pracy instalacji po jej wdrożeniu. Pierwsze wyniki pokazały, że będziemy mogli liczyć na ok. 50% pierwotne...